Gesprekken zoeken en terugvinden: zo werkt het archief van 12 maanden

Even terugzoeken wat die ene klant ook alweer zei? Of een oud telefoongesprek opvragen voor de administratie? Als ondernemer wil je natuurlijk grip houden op alles wat in je bedrijf gebeurt — ook op het klantcontact via de telefoon. Met MIKE365 heb je altijd toegang tot je volledige gespreksarchief van de afgelopen 12 maanden. Snel, overzichtelijk en zonder gedoe.

Altijd overzicht met het tabblad ‘Gesprekken’

In het MIKE365-portaal vind je onder het tabblad ‘Gesprekken’ een compleet overzicht van alle inkomende oproepen die MIKE365 het afgelopen jaar voor je heeft beantwoord. Niet alleen de laatste 100 of de gesprekken van afgelopen week, maar echt elk gesprek — netjes bewaard op datum, voorzien van de naam of het nummer van de beller (indien beschikbaar), het tijdstip, de duur, en de beantwoorde vragen.

Zo hoef je niet eindeloos te zoeken als je iets wilt terugvinden. Of het nu gaat om een praktische terugbelnotitie van vorige maand, de details van een offerteverzoek of het antwoord dat MIKE365 gaf op een veelgestelde vraag — alles staat er gewoon bij. Geen losse notitieblokjes, geen zoektochten in de voicemail, maar één overzichtelijke plek voor al je gesprekken.

Zoeken op naam, nummer of datum

Heb je een terugkerende klant aan de lijn gehad? Of wil je terugvinden wat een beller eerder heeft gevraagd? Dan is de slimme zoekfunctie van het gespreksarchief jouw beste vriend. Je hoeft niet te scrollen of bladeren. Je vindt elk gesprek in seconden, door te zoeken op:

• Naam of telefoonnummer van de beller
• Datum of periode (bijvoorbeeld voor btw-aangifte of projectrapportage)
• Gespreksduur (handig bij specifieke inhoudelijke gesprekken)
• Doorschakellijn (als je meerdere nummers hebt doorgeschakeld)

Zo blijft je klantcontact overzichtelijk — ook als je tientallen of zelfs honderden oproepen per maand binnenkrijgt. En het mooie is: je hoeft er geen systeembeheerder voor te zijn. De zoekfunctie werkt intuïtief op elk apparaat, van pc tot mobiel.

Gespreksweergave in duidelijke chat-opmaak

Een gesprek teruglezen is nog nooit zo makkelijk geweest. Klik je op een gesprek in het archief, dan krijg je direct een weergave in WhatsApp-stijl: overzichtelijk, met duidelijk leesbare tekstballonnen waarin je in één oogopslag ziet wie wat heeft gezegd.

Je leest terug:

• Wat de beller vroeg of zei
• Welke antwoorden MIKE365 gaf
• Eventuele vervolgvragen of opmerkingen van de klant
• Welke informatie is genoteerd voor opvolging

Dankzij deze gespreksweergave hoef je nooit terug te luisteren naar voicemails of handgeschreven notities. De informatie staat al voor je klaar. En omdat MIKE365 op maat is afgestemd op jouw bedrijf en tone-of-voice, weet je zeker dat elk antwoord past bij de manier waarop jij met klanten communiceert.

Jij bepaalt wat je bewaart

Soms wil je gesprekken bewaren voor je administratie of om klantafspraken te kunnen nalezen. In andere gevallen past het binnen je beleid om bepaalde informatie te verwijderen na verloop van tijd. Ook daarin is MIKE365 flexibel. Jij bepaalt namelijk zelf wat je bewaart.

Standaard geldt:

• Transcripties en gespreksverslagen zijn 12 maanden bewaard en terug te vinden
• Audio-opnamen (indien geactiveerd) worden na 30 dagen automatisch verwijderd

Zo blijft het systeem overzichtelijk, voldoe je aan privacywetgeving én houd je grip op je eigen data. En als je zelf oude gesprekken wilt verwijderen voor die tijd? Dan kan dat natuurlijk ook gewoon met één klik.

Waarom dit handig is voor jouw bedrijf

Of je nu installateur, makelaar, webshop-eigenaar of zelfstandig adviseur bent — klantgesprekken bevatten vaak waardevolle informatie. Afspraken, contactgegevens, prijzen, wensen of klachten: alles komt telefonisch voorbij. Het kunnen terugzoeken van gesprekken is dan geen luxe, maar pure noodzaak.

Denk aan situaties als:

• Een klant belt terug en verwijst naar een eerder gesprek (“Volgens mij had ik vorige week al iemand aan de lijn…”)
• Je wilt checken of MIKE365 de juiste informatie gaf over openingstijden of beschikbaarheid
• Je zoekt input voor projectoffertes of rapportages
• Je controleert gespreksnotities na een lange werkdag

Dankzij het archief van 12 maanden heb je elk gesprek zo weer paraat. Dat bespaart niet alleen tijd, maar voorkomt ook misverstanden, dubbel werk of gemiste verkoopkansen.

Iedere klant een eigen assistent

Wat MIKE365 uniek maakt, is dat elk bedrijf een eigen digitale telefonist krijgt. Dat betekent dat de archieffunctie niet vol zit met willekeurige gesprekken die niets met jouw werkzaamheden te maken hebben, zoals bij grote callcenters wél vaak het geval is. Alles in jouw MIKE365-portaal is echt van jou. Gemaakt, geautomatiseerd én opgeslagen voor jouw onderneming.

En is er een tweede vestiging of heb je een collega met een eigen lijn? Geen probleem. Je kunt gesprekken eenvoudig filteren per nummer dankzij de doorschakelfilter. Zo zie je per medewerker of afdeling precies wie wat heeft ontvangen.

Altijd bereikbaar én goed gedocumenteerd

MIKE365 zorgt er niet alleen voor dat je geen oproep meer mist, maar ook dat je achteraf precies weet wat er besproken is. Dat is niet alleen handig bij klachtenafhandeling of opvolging, maar geeft je ook inzichten in veelgestelde vragen, piekuren en klantbehoeften.

Bovendien ontvang je gespreksverslagen direct per e-mail of SMS, zodat je altijd snel kunt schakelen. Toch iets gemist of wil je checken wat er écht gezegd werd? Dan log je in op het portaal, opent het tabblad ‘Gesprekken’ en je hebt direct toegang tot alle informatie.

Samenvatting: grip op je klantgesprekken, zonder extra werk

Met het archief van MIKE365 vind je moeiteloos terug wat je klant gisteren, vorige week of drie maanden geleden aan de telefoon vertelde. Geen stress, geen eindeloos zoeken, maar overzicht, transparantie en snelheid — precies waar elke ondernemer op zit te wachten.

📌 Klaar om het zelf te ervaren?

Altijd je klantgesprekken terugvinden, precies wanneer jij dat nodig hebt. Log in op het MIKE365-portaal en ontdek het gemak van je persoonlijke gespreksarchief. Bel onze demo-assistent of probeer MIKE365 gratis — 7 dagen op proef. Zo mis je nooit meer een belangrijk telefoontje én weet je altijd wat er gezegd is.