“Kunt u mij even doorverbinden met de juiste persoon?” Het lijkt zo’n simpele vraag. Maar als je werkt in een klein team of als zzp’er, heb je niet de luxe van een receptioniste die deze vraag beantwoordt. Toch wil je professioneel overkomen, snel schakelen én geen enkele klant laten wachten. Gelukkig is daar een slimme oplossing voor: routingregels en een digitale telefonist zoals MIKE365.
Het probleem zonder doorverbinder
In een micro-team van twee tot vijf mensen komt elk telefoontje rechtstreeks binnen bij een van de collega’s. Handig, want je bent snel persoonlijk in contact. Maar het heeft ook nadelen. Je zit net midden in een offerte of installatie, en plotseling moet je bepalen of de beller jou nodig heeft – of toch liever je collega wil spreken. Dat leidt tot:
- Onnodig veel intern doorverbinden
- Verwarring bij de klant (“Ja, ik weet niet wie ik dan moet hebben…”)
- Onderbrekingen tijdens je werk of afspraken
- Gemiste telefoontjes – en dus misschien ook gemiste omzet
Als er niemand is om het eerste gesprek professioneel op te vangen, ligt de druk continu bij de beschikbare collega’s. En laten we eerlijk zijn: dat is zonde van je tijd én je energie.
Routingregels maken het verschil
Gelukkig hoeft het niet ingewikkeld te zijn. Met slimme routingregels zorg je ervoor dat elke beller direct aan de juiste persoon wordt gekoppeld, zonder dat je zelf hoeft te puzzelen. Routingregels zijn eigenlijk niets meer dan slimme afspraken over wie welk type gesprek afhandelt. Voeg daar technologie aan toe, en je hebt de oplossing voor veel belproblemen.
Voorbeelden van routingregels in kleine teams:
- Klant vraagt naar actuele projecten → schakel direct door naar de projectleider
- Nieuwe offerteaanvraag of informatie → stuur naar de collega die sales of intake doet
- Vraag over factuur of betaling → wijs toe aan degene die administratie doet
- Afwezig? Buiten werktijd? → laat MIKE365 de boodschap netjes aannemen
Met vaste routes in je telefonische bereikbaarheid maak je voor bellers in één keer duidelijk: hier weten ze wat ze doen. Zo straal je structuur uit zonder groot bedrijf te zijn.
Hoe MIKE365 routing slim inzet
MIKE365 is een AI-telefonist die speciaal is ontwikkeld voor ondernemers die hun bereikbaarheid serieus nemen, maar geen receptionist(e) of callcenter willen inschakelen. De slimme assistent beantwoordt je inkomende oproepen met een natuurlijke, menselijke stem – altijd vriendelijk, altijd professioneel. Maar MIKE365 doet méér dan alleen opnemen.
Vragen stellen, filteren en doorverbinden
Wanneer MIKE365 de telefoon opneemt, stelt hij gerichte vragen zoals: “Wat is de reden van uw telefoontje?” of “Voor wie mag ik u doorverbinden?” Op basis van de antwoorden past MIKE365 jouw routingregels toe. Is het een klant met een administratieve vraag? Dan volgt automatisch de route naar de juiste collega. Heeft niemand tijd om op te nemen? Dan wordt het gesprek genoteerd, inclusief het onderwerp en contactgegevens.
Een klantgerichte eerste indruk
Je klant merkt nauwelijks dat hij een AI-telefonist aan de lijn heeft. De stem klinkt menselijk, de reacties zijn empathisch en professioneel ingesteld op jouw bedrijfsvoering. Bovendien sturen we na elk gesprek een keurig verslag per e-mail of SMS. Zo weet jij altijd precies wie er gebeld heeft, waarom, en wat de vervolgstap is – zonder dat je zelf iets hoeft te doen.
Routing zonder gedoe: hoe stel je het in?
Misschien denk je nu: routingregels, dat klinkt technisch. Geen zorgen: MIKE365 maakt het makkelijk. Bij aanmelding nemen we contact met je op om te bespreken hoe jouw bedrijf werkt en wie waarvoor verantwoordelijk is. Op basis daarvan maken we samen de ideale belroute. Bijvoorbeeld zo:
- Stap 1: Via je mobiele of vaste telefoon schakel je door naar MIKE365 als je niet kunt opnemen
- Stap 2: MIKE365 beantwoordt de oproep met jouw bedrijfsnaam en stelt gepersonaliseerde vragen
- Stap 3: Afhankelijk van het onderwerp schakelt MIKE365 door naar de juiste persoon of noteert het bericht
Je hoeft geen software of telefooncentrale te installeren. Geen IT-kennis nodig. Jij vertelt hoe je het wilt, wij regelen de rest.
Klein team, grootse indruk
Met MIKE365 laat jij als zzp’er of micro-onderneming zien dat bereikbaarheid bij jou serieus genomen wordt. Je klant krijgt de juiste persoon aan de lijn of wordt netjes geholpen. En dat allemaal zonder dure receptioniste of callcenter.
Kortom: routingregels zorgen voor structuur in je klantcontact. Ze maken je werkdag rustiger, je klanttevredenheid hoger en je bedrijf professioneler. En het mooiste? Je regelt het vandaag nog.
3 redenen waarom routing met MIKE365 werkt
- Je mist geen enkele beller meer: Elk gesprek wordt professioneel opgevangen en afgehandeld
- Je team werkt efficiënter: MIKE365 voorkomt onderbrekingen door alleen de juiste gesprekken door te schakelen
- Je klant merkt het verschil: Geen wachtrijen of herhaalverhalen – gewoon direct contact met de juiste persoon
Voor wie is het ideaal?
Of je nu werkt in de bouw, IT, administratie, makelaardij, webshopbeheer of creatieve sector, MIKE365 past zich aan aan jouw branche en werkwijze. De assistent klinkt niet robotachtig, maar juist menselijk en betrokken – helemaal volgens jouw tone-of-voice.
Een voorbeeld uit de praktijk:
Stel, je hebt een tweekoppig installatiebedrijf. Jij doet het werk buiten de deur, je partner verzorgt de administratie. Jij krijgt vaak telefoontjes binnen terwijl je met je handen vol in de meterkast staat. Vanaf nu neemt MIKE365 op, herkent het onderwerp en stuurt alles dat geen spoed heeft naar je partner, of zet het klaar als terugbelverzoek. En voor noodgevallen schakelt hij direct door. Makkelijk, professioneel en zonder onnodige frustratie voor klant of collega.
Ook slimmer omgaan met klantcontact?
Routingregels zijn geen luxe – ze zijn een slimme zet voor elk klein team dat groot wil overkomen. Dankzij MIKE365 stel je routing eenvoudig in, zonder extra personeel of gedoe. Zo houd je tijd over voor je werk, houd je klanten tevreden én laat je jouw bedrijf groeien als een pro.
Probeer het zelf – zonder risico
Ben jij klaar om klantcontact professioneel te regelen, zonder dat het je extra tijd of personeel kost? Met MIKE365 krijg je een AI-telefonist die werkt zoals jouw bedrijf werkt. Professioneel, vriendelijk en altijd bereikbaar.
Probeer MIKE365 nu gratis, 14 dagen op proef. Geen verplichtingen, geen technische kennis nodig.
Nooit meer een gemiste oproep? Start vandaag nog en ervaar het verschil.