Het is kwart over twee op een drukke zaterdagmiddag. De winkel draait op volle toeren: klanten passen kleding, stellen vragen en staan in de rij bij de kassa. En dan begint de telefoon te rinkelen. Je werpt een snelle blik op de vaste lijn. Nog iemand die wil weten of je ook op zondag open bent? Of misschien een grote klant die een bestelling wil doorgeven. Je twijfelt: opnemen tijdens het afrekenen voelt onbeleefd tegenover de klant voor je. Maar de telefoon negeren, dat wil je eigenlijk ook niet…
Het dilemma van de winkelier
Als eigenaar van een winkel ken je dit moment maar al te goed. Je wilt goed bereikbaar zijn, maar je kunt je nu eenmaal niet in tweeën splitsen. Je hebt geen groot frontdesk-team dat fulltime telefoontjes aanneemt. Je werkt met een klein team, jijzelf en een paar vaste medewerkers. Prioriteiten wisselen per minuut. Is het druk in de zaak, dan gaat alle aandacht naar de klanten op de vloer. Ondertussen rinkelt de telefoon. En als je niet opneemt? Dan gaat die klant misschien naar de buurman.
Het gevolg: stress, een opgejaagd gevoel en het risico op gemiste kansen. Want achter elke gemiste oproep kan een verkoop schuilgaan: een klant die iets wil bestellen, een leverancier met een scherpe aanbieding, of iemand die een winkelafspraak wil maken. Zonder een oplossing verlies je al snel overzicht én omzet.
Frontdesk-routines die echt werken
Gelukkig hoef je niet direct receptionist of callcenter te worden om dit aan te pakken. Met een paar slimme routines houd je grip op klantcontact, ook in drukke periodes. Hier zijn drie simpele stappen waarmee veel winkels al succes boeken:
1. Gebruik een korte standaardzin bij opnemen
Staat er iemand voor de balie terwijl de telefoon gaat? Neem toch even op, maar houd het kort. Bijvoorbeeld: “Goedemiddag, [winkelnaam], ik help u zo terug. Mag ik uw nummer noteren?” Je erkent de beller, geeft een signaal dat je hen serieus neemt, en kunt het gesprek op een rustiger moment terugpakken.
Veel bellers begrijpen dit: ze willen vooral gehoord worden. Door even snel op te nemen voorkom je dat iemand de verbinding verbreekt uit frustratie.
2. Spreek een duidelijke rolverdeling af
Werk je met collega’s? Maak afspraken over wie wanneer de telefoon opneemt. Bijvoorbeeld: één persoon is aanspreekpunt voor klanten op de winkelvloer, de ander neemt telefoontjes aan en handelt korte vragen af. Zo houd je overzicht en voorkom je dubbel werk. Ook al draait je team maar uit twee personen, met duidelijke afspraken werk je rustiger én klantvriendelijker.
3. Zet techniek in als back-up
Op sommige momenten lukt het gewoon niet om op te nemen: de kassa loopt door, iemand heeft uitgebreid advies nodig of een product moet gehaald worden uit het magazijn. Dan is het slim om de telefoon automatisch door te schakelen naar een digitale assistent als MIKE365. In plaats van een voicemail of een eindeloos overgaand signaal, krijgt de beller dan direct een vriendelijke professionele stem aan de lijn.
Slim doorschakelen naar MIKE365
MIKE365 is jouw digitale collega aan de telefoon. Wanneer jij of je team even niet kan opnemen, neemt deze AI-telefonist het gesprek professioneel over. De stem klinkt menselijk, warm en betrokken, je klant merkt nauwelijks dat hij met een AI spreekt. MIKE365 kan vaak voorkomende vragen beantwoorden, belangrijke gegevens noteren en zorgen voor een duidelijk gespreksverslag. Dat verslag ontvang jij netjes via e-mail of sms, zodat je weet wie je wanneer kunt terugbellen.
Voorbeeld: Een klant belt om te vragen of maat 42 van een bepaald artikel nog op voorraad is. Jij bent in gesprek met een andere klant. De telefoon schakelt automatisch door naar MIKE365, die antwoordt: “Goedemiddag, u spreekt met de assistent van [winkelnaam]. We zijn op dit moment niet bereikbaar. Wilt u aangeven om welk artikel het gaat? Dan zorgen we dat iemand u snel terugbelt met een antwoord.” De klant krijgt antwoord én voelt zich serieus genomen. Zo werk je met een gerust hart door, zelfs als het storm loopt.
Service zonder stress
Een winkel runnen vraagt om aandacht voor klanten, producten en de beleving. Elk onderbroken moment kost energie. Door vaste routines te combineren met een oplossing zoals MIKE365, behoud je rust in de winkel én professionaliteit aan de telefoon. Je klant in de zaak krijgt de service die hij verdient. Tegelijk blijft de relatie met je bellers warm, persoonlijk en efficiënt.
Kort samengevat:
- Gebruik korte, klantvriendelijke zinnen als je snel moet opnemen
- Spreek binnen je team af wie wanneer verantwoordelijk is voor het opnemen
- Stel automatische doorschakeling in naar MIKE365 bij geen gehoor
Zo houd je overzicht, verminder je stress en verlies je geen enkele klant of kans. En je hoeft er géén technisch wonder voor te zijn: MIKE365 is direct inzetbaar, helemaal afgestemd op jouw tone-of-voice en zelfs maandelijks opzegbaar.
Laat je winkel doordraaien, zonder gemiste oproepen
Druk in de winkel is goed nieuws: dat betekent dat klanten je weten te vinden. Maar drukte mag nooit ten koste gaan van bereikbaarheid. Met slimme frontdesk-routines én een betrouwbare digitale telefonist als MIKE365, staat je bedrijf sterker. Want ook als jij aan het afrekenen bent, krijgt ieder telefoontje de aandacht die het verdient.
Wil jij ook rust in je winkel én geen klanten verliezen via de telefoon? Probeer MIKE365 gratis, 14 dagen op proef.