Wanneer je je telefonie (gedeeltelijk) uit handen geeft, wil je maar één ding weten: is dit veilig? Klanten delen namelijk meer dan je denkt: telefoonnummers, namen, soms zelfs adresgegevens of gevoelige informatie over geplande opdrachten. En jij wilt erop kunnen vertrouwen dat die informatie goed wordt afgehandeld. In dit blog leggen we uit hoe MIKE365 werkt én hoe het zorgt voor maximale veiligheid bij telefonisch klantcontact.
Veiligheid begint bij bewuste keuzes
Bij MIKE365 geloven we dat veiligheid geen bijkomstigheid is, maar het fundament van goede communicatie. Daarom is onze AI-telefonist van begin af aan ontwikkeld met oog voor privacywetgeving (zoals de AVG) en praktische zekerheid. Belangrijk om te weten: AI-telefonie is géén alles-opnemende robot die alles opslaat of lang bewaart. Integendeel. Wat MIKE365 registreert, is alleen datgene wat nodig is om jou als ondernemer te helpen bij een goede opvolging van het gesprek.
Denk aan:
- Naam van de beller
- Telefoonnummer of e-mailadres
- De reden van het telefoontje
- Een gewenste terugbeltermijn
MIKE365 is erop gericht mensen te helpen, gesprekken door te zetten of een melding na het gesprek te sturen. Meer informatie is meestal niet nodig, en wordt dan ook niet opgeslagen. Zo blijft elk contactmoment functioneel én veilig.
Gesprekken worden gecontroleerd verwerkt
Wanneer MIKE365 een gesprek afhandelt, doet hij dat op basis van een vooraf opgesteld script. Er is dus geen ruimte voor improvisatie of willekeurige opslag. Alles wat het AI-systeem zegt en noteert, is vooraf afgestemd met jou als ondernemer.
De voordelen van zo’n gecontroleerd gesprek:
- De klant krijgt steeds dezelfde professionele reactie
- Je weet precies wat er wel en niet gevraagd wordt
- De data-opslag is beperkt tot de essentiële informatie
Dit voorkomt fouten, onnodige data-verzameling of verwarring over wat er is besproken. Dat geeft rust; for jou én voor je klanten.
Tijdelijke opslag waar nodig
In sommige gevallen kan MIKE365 tijdelijk een opname of audiofragment bewaren, bijvoorbeeld om te checken of het gespreksverslag goed is gegenereerd. Maar ook daarin geldt: de opslag is tijdelijk, wordt automatisch verwijderd en dient een duidelijk doel. In principe worden opnames maximaal een paar dagen bewaard, tenzij jij hier actief om vraagt.
Zo wordt AI-telefonie geen archiefkast vol afgeluisterde gesprekken, maar een slimme assistent die tijdelijk onthoudt wat nodig is voor een correcte opvolging. Opgelost, afgerond en weer door, zonder digitale ballast.
Is dat AVG-proof?
Jazeker. MIKE365 is gebouwd met dataminimalisatie als uitgangspunt. Wij registreren alleen data die direct bijdraagt aan jouw bedrijfsproces, en verwerken die veilig. Alle gegevens staan op beveiligde servers binnen de EU, conform de richtlijnen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Daarnaast is de toegang tot die data beperkt en uitsluitend voor jou als klant.
Jij houdt zelf de controle
Een groot voordeel van MIKE365 is dat jij exact bepaalt hoe de AI-telefonist zich gedraagt aan de telefoon. Dat betekent dus ook: jij bepaalt wat wel en niet wordt opgeslagen. Tijdens een uitgebreide intake wordt samen met jou een script opgesteld: welke vragen mogen er worden gesteld, welke meldingen geef je aan de beller, en vanaf welk moment wordt er doorgeschakeld naar jou of een collega.
Daarbij kun je ervoor kiezen om gevoelige onderwerpen te vermijden of bepaalde instructies op specifieke momenten toe te passen. Denk aan:
- Een gezondheidspraktijk die geen medisch inhoudelijke info wil laten opnemen
- Een financieel adviseur die klanten niet vraagt naar specifieke budgetten via de AI
- Een installateur die alleen adres, naam en beschrijving van de storing noteert
Doordat jij vooraf bepaalt wat er gebeurt, houd je volledige grip op het proces. Je hebt geen technisch inzicht nodig, gewoon samen scherp kijken naar wat jouw klanten nodig hebben, en wat de AI-telefonist mag afhandelen.
Minder risico dan losse notities of voicemails
Veel ondernemers zijn gewend gesprekken zelf op te volgen via een combinatie van voicemail, notitiebriefjes, WhatsApp-berichten of gewoon onthouden wie er gebeld heeft. En dat klinkt handig, maar in de praktijk is het precies dát wat risico’s met zich meebrengt:
- Notities raken kwijt
- Binnengekomen appjes worden niet opgevolgd
- Gegevens blijven onbeveiligd op je telefoon staan
- Bellers hangen op zonder echt te weten wanneer ze iets horen
Met MIKE365 heb je één centrale plek waar gespreksverslagen naartoe worden gestuurd per e-mail of sms, afhankelijk van je voorkeur. Alles is overzichtelijk, tijdig en correct vastgelegd. Zo verklein je het risico op miscommunicatie of datalekken, en wordt je klantcontact ook nog eens veel professioneler.
Veiligheid zit in structuur en duidelijkheid
Wat AI-telefonie écht veilig maakt, is niet per se de technologie zelf, maar hoe die technologie wordt ingezet. Bij MIKE365 zorgen we niet alleen voor slimme software, maar juist voor een heldere structuur, duidelijke afspraken en transparante processen. Geen verrassing dus dat veel ondernemers aangeven dat ze zich veiliger voelen sinds ze met MIKE365 werken. De AI vergeet niets, is discreet en houdt zich strikt aan het script.
Kortom: je klant krijgt een warm welkom, jij krijgt een helder overzicht, en alle informatie blijft binnen veilige grenzen bewaard en verwerkt. Zo combineer je bereikbaarheid met betrouwbaarheid.
Voor je klant: professioneel en vertrouwd
Ook voor klanten is het verschil merkbaar. Een voicemail is soms onpersoonlijk, en bij callcenters weet je nooit wie je aan de lijn krijgt. De AI-telefonist van MIKE365 klinkt vriendelijk, professioneel en is afgestemd op jouw bedrijf. Voor de beller voelt het als “een normaal telefoongesprek” waarin netjes wordt doorgevraagd naar het doel van het gesprek. Dat geeft vertrouwen.
Bovendien krijgen ze altijd terugkoppeling: of jij belt terug, of er wordt een afspraak gepland, of ze ontvangen een bevestiging. Dat maakt het proces consistent en transparant en precies dát voelt veilig.
Conclusie: bereikbaarheid kan veilig én slim
AI-telefonie hoeft niet spannend te zijn. Als je het op de juiste manier inzet, zoals bij MIKE365, biedt het juist méér veiligheid dan de ouderwetse manieren van bereikbaar zijn. Jouw gegevens en die van je klanten zijn beter beschermd, de opvolging is professioneel geregeld, en jij houdt altijd het overzicht.
Misschien wel het belangrijkste voordeel? Je klanten voelen zich gehoord én beschermd. En jij hoeft je geen zorgen te maken over gemiste oproepen of rommelige informatieverspreiding.
Ook veiliger werken met MIKE365?
Benieuwd hoe MIKE365 bij jouw bedrijf past? Probeer het uit, zonder verplichtingen, met alle voordelen. Goede bereikbaarheid zónder risico’s. Probeer MIKE365 gratis, 14 dagen op proef