Ben je regelmatig telefonisch in gesprek of ben je even niet beschikbaar tijdens werktijd? Geen zorgen: niet elk gesprek hoeft direct bij jou terecht te komen. Door slim te werken met een AI-telefonist wordt er automatisch onderscheid gemaakt tussen soorten oproepen. Zo blijf je bereikbaar wanneer het nodig is én houd je focus in je werk.
Niet elk gesprek hoeft meteen bij jou te landen
Als ondernemer herken je het vast: je bent net halverwege een offerte of je zit midden in een klantgesprek en dan gaat de telefoon. Je neemt op, maar het blijkt een simpele vraag te zijn over je openingstijden of of je vandaag nog een afspraak hebt. Belangrijk, maar niet dringend. Toch ben je wel onderbroken, en dat kost tijd en energie.
Veel zzp’ers en mkb’ers nemen nog steeds elk telefoontje zelf aan. Maar eerlijk? Dat is niet altijd nodig. Sommige vragen kunnen prima door iemand anders worden behandeld. En sommige vragen kunnen zelfs automatisch worden beantwoord. Met een AI-telefonist zoals MIKE365 kies je ervoor om alleen gesprekken te voeren die er echt toe doen voor dat moment.
De kracht van voorselectie
Slim doorverbinden begint met voorselectie. De AI-telefonist van MIKE365 voert eerst het gesprek, luistert naar de behoefte van de beller en stelt gerichte vragen. Zo ontdek je automatisch:
- Wat de beller wil weten of regelen
- Hoe dringend het telefoontje is
- Wie de juiste persoon binnen jouw bedrijf is om deze vraag op te pakken
Pas daarna wordt er een keuze gemaakt: meteen doorverbinden of netjes een notitie maken en het gesprek samenvatten voor later.
Eerst luisteren en dan beslissen
Waar een traditionele voicemail simpelweg een boodschap opneemt, doet MIKE365 veel meer. De digitale assistent hoort de klantvriendelijk opgestelde begroeting aan, luistert actief naar wat de beller wil, stelt vervolgvragen en verzamelt precies die informatie die jij nodig hebt. Denk aan:
- Bedrijfsnaam en contactgegevens van de beller
- Het onderwerp van het gesprek
- Of het gaat om een bestaande klant of een nieuwe aanvraag
- De gewenste vervolgstap: terugbellen, mailen of direct contact
Die aanpak klinkt misschien alsof er iemand op jouw kantoor zit, maar het is allemaal geautomatiseerd. En vooral: afgestemd op jouw bedrijf, jouw tone-of-voice en jouw werkwijze. Zo voelt het voor de klant alsof hij of zij gewoon met jouw team spreekt.
Een voorbeeld uit de praktijk
Stel: een schilder is op locatie bezig met een traprenovatie. Er belt een potentiële klant met de vraag of er komende week nog plek is voor een vrijblijvende offerte. MIKE365 neemt het gesprek aan, achterhaalt het type klus en het gewenste tijdstip. Omdat het geen spoed is, stuurt MIKE365 direct een duidelijke samenvatting per e-mail, zodat de schilder het antwoord later zelf kan geven. Niets gemist, geen storing, wel goed geholpen.
Doorverbinden wanneer het echt nodig is
Uiteraard wil je bereikbaar blijven voor spoedzaken of belangrijke klanten. En daar komt slim doorverbinden echt tot z’n recht. Want MIKE365 verbindt alleen door als het écht nodig is, op een manier en tijdstip dat jij kiest.
Je kunt bijvoorbeeld instellen dat doorgeschakeld wordt als:
- Een bestaande klant belt over een lopende opdracht
- Het gaat om een spoedmelding of dringende storing
- Een specifieke klant of partner belt (denk aan VIP-lijst)
- Er wordt gebeld binnen kantooruren op door jou aangegeven tijdstippen
Zo voorkom je dat je constant wordt gestoord door minder urgente zaken, terwijl je wel weet dat spoed automatisch bij je terechtkomt. En omdat MIKE365 werkt met vaste doorverbindingsregels en ook handmatig kan beoordelen of iets belangrijk is, krijg je de perfecte balans tussen rust en bereikbaarheid.
Wat gebeurt er met de andere gesprekken?
Alle overige gesprekken worden netjes samengevat en naar je toegestuurd per e-mail of SMS. Daarin lees je precies wie er belde, met welk verzoek, en of er een terugbelverzoek moet worden afgehandeld. Zo houd jij je overzicht en prioriteiten op orde.
Overzicht in plaats van chaos: grip op je dag
Wanneer je zelf alle telefoontjes aanneemt, loop je niet alleen kans op storingen, maar ook op gemiste informatie. En eerlijk: papier met notities raakt kwijt, voicemail wordt niet altijd beluisterd, en collega’s vergeten door te geven dat iemand heeft gebeld.
Met MIKE365 gebeurt dat niet. Elk inkomend gesprek wordt geregistreerd en samengevat. Je ontvangt overzichtelijke updates met de inhoud van het gesprek, contactgegevens van de beller en de aanbevolen vervolgstap. Daardoor houd je grip, ook als je druk bent of onderweg bent. Geen losse eindjes meer. Geen gemiste kansen.
Flexibel in te stellen op jouw werkwijze
Wat slim doorverbinden extra aantrekkelijk maakt, is de flexibiliteit. MIKE365 past zich aan jouw agenda, team of bedrijfsmodel aan. Jij bepaalt wanneer er wordt doorgeschakeld, wie bereikbaar is, en in welke situaties dat gebeurt.
Je kunt MIKE365 eenvoudig instellen op basis van:
- Wekelijkse agenda of werkrooster
- Vakantieperiodes of sluitingsdagen
- Tijdstippen per dag (bijv. geen doorgifte vóór 11.00 uur)
- Thema’s of vragen (zoals technische ondersteuning vs. verkoop)
Die instellingen kun je altijd aanpassen via je persoonlijke MIKE365-dashboard of door contact op te nemen met het team. Geen technische kennis nodig.
Je eigen AI-telefonist, op jouw manier
Wat MIKE365 uniek maakt, is dat elk bedrijf zijn eigen assistent krijgt. Name, voice, script en aanpak worden afgestemd op jouw onderneming en klanten. Klanten krijgen dus niet een standaard ‘robotstem’ te horen, maar een professionele, vriendelijke stem die past bij jouw merk.
Altijd de juiste balans tussen service en focus
Als ondernemer wil je je kunnen focussen op je vak, of dat nu installatie, advies, therapie of verkoop is. Tegelijk heb je klanten die bellen en geholpen willen worden. Met slim doorverbinden via MIKE365 kies je voor een combinatie van bereikbaarheid en focus. Jij bepaalt wanneer en hoe je gestoord wilt worden. De rest wordt voor je afgehandeld, professioneel, klantgericht en altijd opgevolgd.
Klaar om het zelf te ervaren?
Geen rinkelende telefoons meer wanneer je net focus nodig hebt. Geen zorgen over gemiste oproepen. Wel een slimme assistent die alles netjes opvangt, sorteert en doorschakelt waar nodig.
Probeer MIKE365 nu gratis, 14 dagen op proef, bel onze demo-assistent en ervaar het zelf of meld je direct aan en start vandaag nog met slim doorverbinden.