Je telefoon gaat over, maar je zit midden in een klus. Gelukkig neemt MIKE365 op. Maar wat gebeurt er eigenlijk met de gegevens die de AI-telefonist opvangt? Laat je klant zijn of haar naam achter? Een telefoonnummer, een vraag, misschien wel een offerteverzoek? En het allerbelangrijkste: hoe wordt er met die gegevens omgegaan?
Logische vragen, want als ondernemer wil je niet alleen bereikbaar zijn, je wilt ook zeker weten dat je klantgegevens veilig en professioneel worden behandeld. In dit blog leggen we precies uit hoe MIKE365 omgaat met gespreksdata; transparant, veilig en altijd gericht op jouw belang.
Alleen vastleggen wat nodig is
Bij elk telefoongesprek dat via MIKE365 binnenkomt, wordt automatisch geregistreerd wat er nodig is om jou als ondernemer goed te informeren. En niets meer dan dat. Geen overbodige data, geen reclameprofielen, geen opslag van gevoelige details die niet relevant zijn voor jou of je klant.
Welke gegevens worden genoteerd?
MIKE365 registreert alleen de kerngegevens van een telefoongesprek:
- Naam van de beller (als die wordt genoemd)
- Telefoonnummer
- Het onderwerp van het gesprek
- Eventuele actiepunten, zoals een terugbelverzoek of het maken van een afspraak
Dat gebeurt in de vorm van een beknopt gespreksverslag. Zo weet je later precies wie er belde en waarom, zonder dat je het hele gesprek hoeft terug te luisteren.
Gespreksverslagen: praktisch en privacyvriendelijk
Een sterk punt van MIKE365 is het gebruik van geautomatiseerde gespreksverslagen. Dat zijn samenvattingen van het gesprek, opgesteld in jouw eigen communicatiestijl. Geen letterlijke transcripten vol ‘ehm’ en ‘uh’, maar overzichtelijke tekst die je snel kunt scannen.
Deze aanpak heeft een dubbele functie:
- Je hoeft zelf geen aantekeningen te maken of terug te luisteren, dus je wint tijd.
- Doordat alleen de relevante informatie wordt genoteerd, blijft de privacy van je klanten gewaarborgd.
Goed om te weten: Gespreksverslagen worden standaard per e-mail of SMS naar jou verzonden. Jij bepaalt hoe en wanneer je die info ontvangt. En dat kan ook met meerdere personen binnen je organisatie worden gedeeld, bijvoorbeeld met je collega of je planningsteam.
Audio-opnames: als hulpmiddel, niet als archief
Soms is het handig om even naar een origineel fragment te luisteren. Bijvoorbeeld als de AI-telefonist een naam moeilijk kon verstaan of als je liever zelf een paar seconden van het gesprek terughoort.
Daarom biedt MIKE365 optioneel en tijdelijk toegang tot audio-opnames van het gesprek. Maar met duidelijke spelregels:
- De geluidsopname is alleen kort beschikbaar, bijvoorbeeld 24 uur, afhankelijk van jouw instellingen
- De opname wordt automatisch verwijderd nadat de bewaartermijn verloopt
- De audio is bedoeld als ondersteuning, niet als standaard archief
Zo blijft ook dit onderdeel van de service transparant en privacygericht. En tegelijkertijd heb je als ondernemer net even dat extra hulpmiddel bij lastige gesprekken of belangrijke afspraken.
Jij houdt de regie over jouw data
MIKE365 werkt op basis van jouw voorkeuren. Jij bepaalt hoe de digitale assistent werkt, welke gegevens worden genoteerd, en wie toegang krijgt.
Concreet betekent dat:
- Je stelt zelf in welke gegevens belangrijk zijn (bijvoorbeeld wel of geen adresgegevens)
- Je kiest hoe lang data wordt bewaard (van een paar uur tot meerdere maanden)
- Je kunt gesprekken markeren, exporteren of handmatig verwijderen
- Toegang is af te schermen voor bepaalde gebruikers of teams
MIKE365 houdt zich aan de afspraken en instellingen die jij tijdens de intake hebt opgegeven. Geen verrassingen, geen moeilijk gedoe. En je kunt op elk moment wijzigen hoe jouw data wordt behandeld.
Veiliger dan losse notities en appjes
Veel ondernemers noteren klantvragen nog op een kladpapiertje, in hun WhatsApp, of in een snel opgestelde e-mail naar een collega. Erg praktisch, maar niet de veiligste manier om gegevens te bewaren.
MIKE365 legt alle gespreksdata automatisch vast in één beveiligde omgeving. Alles is versleuteld opgeslagen, alleen toegankelijk voor wie jij toegang geeft. Dat:
- Voorkomt dat er informatie kwijtraakt
- Maakt het makkelijker om gesprekken terug te vinden
- Verkleint de kans op menselijke fouten
Je klant merkt er niets van, behalve dat jij altijd professioneel en goed voorbereid reageert.
Transparantie: voor jou én je klant
Een AI-antwoordservice zoals MIKE365 moet niet alleen veilig omgaan met gesprekken, maar ook transparant zijn. Klanten hebben recht op te weten wie ze aan de lijn krijgen en waarvoor hun gegevens worden genoteerd.
Daarom stelt MIKE365 zich altijd voor als digitale assistent, vertelt waarom het gesprek wordt samengevat en dat de informatie bedoeld is om je zo goed mogelijk van dienst te zijn. Meer niet. Nooit commercieel, nooit voor derden beschikbaar.
Dat is de basis van vertrouwen, voor jou als ondernemer én voor de persoon aan de andere kant van de lijn.
Wat je moet onthouden
- MIKE365 registreert alleen noodzakelijke gespreksdata, overzichtelijk en effectief
- Gespreksverslagen zijn beknopt, privacyvriendelijk en afgestemd op jouw stijl
- Audio wordt alleen tijdelijk bewaard als back-up, nooit als standaardarchief
- Jij hebt de volledige controle over instellingen, toegang en bewaartermijnen
- Gegevens zijn beter beveiligd dan bij handmatige aantekeningen of apps
- Transparantie richting jouw klant staat altijd voorop
Ook benieuwd hoe MIKE365 jouw bereikbaarheid kan verbeteren, zonder dat je inlevert op privacy en controle?
Probeer MIKE365 gratis, 14 dagen op proef en ontdek hoe eenvoudig jij bereikbaar blijft, terwijl je data veilig en overzichtelijk wordt verwerkt, of bel onze demo-assistent en ervaar het zelf. Je hoort meteen hoe een gesprek klinkt en wat jij als gesprekssamenvatting ontvangt.
Nooit meer een gemiste oproep. Altijd overzicht in je klantcontact. En jouw data? Die blijft van jou: veilig, transparant en professioneel geregeld.