Een goed telefoongesprek doet veel meer dan alleen een vraag beantwoorden. Het is hét moment waarop je als bedrijf vertrouwen kunt opbouwen, duidelijkheid kunt geven en een professionele indruk achterlaat. Zeker in een tijd waarin klanttevredenheid zo belangrijk is, loont het om goed na te denken over hoe je omgaat met inkomende telefoontjes. In deze blog geven we je praktische tips om jouw klantgesprekken te verbeteren. Heb je geen tijd om altijd zelf op te nemen? Geen zorgen: er zijn slimme oplossingen.
1. Snel opnemen (of automatisch laten opnemen)
Snel reageren is cruciaal. Niemand vindt het fijn om lang te wachten of eindeloos in de wacht te hangen. De ervaring leert: als een beller na drie keer overgaan nog geen gehoor krijgt, haakt bijna de helft direct af — en belt waarschijnlijk de volgende op het lijstje.
Maar kun jij altijd binnen 10 seconden opnemen? Waarschijnlijk niet. Je zit in een afspraak, bent onderweg of gewoon druk bezig met een klus. Daarom is het slim om een automatische antwoordservice zoals MIKE365 in te zetten. Deze AI-telefonist neemt op zodra jij niet kunt. Zo krijgt jouw klant altijd direct een vriendelijke stem aan de lijn – en jij houdt de regie over je klantgesprekken.
2. Begin elk gesprek professioneel: noem je bedrijfsnaam
Een telefoongesprek begint met de eerste indruk. En dat zijn de eerste vijf seconden. Als je dan de telefoon opneemt met alleen een “Hallo?”, is de toon meteen onzeker. Bellen is vaak spannend voor klanten; ze willen zeker weten dat ze goed zitten.
Daarom is het belangrijk om altijd te starten met jouw bedrijfsnaam en een korte begroeting. Bijvoorbeeld: “Goedemiddag, Jansen Hoveniers, met Mark.” Het klinkt vriendelijk én professioneel. De beller weet meteen dat hij of zij goed zit. Plus: het straalt betrouwbaarheid uit.
3. Luister actief en onderbreek niet
Actief luisteren klinkt logisch, maar gebeurt in de praktijk nog te weinig. Zeker als je haast hebt. Toch maakt het voor de klant een wereld van verschil als je echt luistert. Dat betekent: laat de ander uitpraten, stel gerichte vragen en geef aan dat je begrijpt wat er gezegd wordt.
Een handige tip is om kort samen te vatten wat je hebt gehoord. Bijvoorbeeld: “Dus u wilt graag dat we donderdag langskomen om de lekkage te bekijken?” Zo controleer je of je het goed begrepen hebt én voelt de klant zich serieus genomen.
4. Duidelijk en vriendelijk spreken
Je stem is bij telefonisch contact jouw visitekaartje. Klanten horen razendsnel of je gestrest bent, ongeïnteresseerd of juist behulpzaam en rustig. Probeer daarom altijd duidelijk te spreken met een vriendelijke toon, ook als je een drukke dag hebt.
Tip: Glimlach tijdens het bellen – dat klinkt gek, maar het werkt écht. Je stem wordt meteen vriendelijker en uitnodigender. Maak ook gebruik van eenvoudige taal, zeker als je technische of zakelijke onderwerpen bespreekt. Je hoeft je expertise niet te bewijzen: je moet gehoord én begrepen worden.
5. Sluit af met een samenvatting van de vervolgstappen
Geen klant houdt van onduidelijkheid. Het voorkomt frustratie als je aan het einde van elk telefoongesprek kort samenvat wat er is besproken en wat de vervolgstap is. Denk aan: “Ik zet u op de planning voor vrijdag tussen 13:00 en 15:00. U ontvangt straks nog een bevestiging per e-mail.”
Dat voelt duidelijk, professioneel en betrokken. Mocht er later toch onduidelijkheid ontstaan, dan heb je die stap ook zwart-op-wit in het systeem of in je mail staan. Duidelijke communicatie voorkomt misverstanden én bespaart tijd.
6. Wees bereikbaar – ook als je er even niet bent
In een ideale wereld neem je elk telefoontje direct op. Maar in de praktijk is dat niet haalbaar. Je zit in een klantgesprek, rijdt in de auto of probeert net even een moment voor jezelf te pakken. Toch verwachten klanten dat je bereikbaar bent – zeker in sectoren waar snelheid of service belangrijk is.
Laat bereikbaar zijn daarom niet afhangen van geluk, maar regel het slim. Met een digitale assistent zoals MIKE365 ben je altijd telefonisch beschikbaar, zonder dat je constant aan je telefoon hoeft te hangen. MIKE365 neemt alleen op als jij dat niet doet. De klant krijgt een vriendelijke, menselijke AI-stem aan de lijn die perfect past bij jouw bedrijf. De informatie uit het gesprek krijg jij per sms of mail. Zo kun jij later contact opnemen, op een moment dat het wél uitkomt.
7. Maak het persoonlijk, ook als je automatiseert
Automatiseren betekent niet onpersoonlijk worden. Sterker nog: met een goede instelling voelt het alsof de klant met jouw medewerker spreekt. Bij MIKE365 kies je zelf de stem, het script en de tone of voice. Daarin verwerk je je eigen stijl, typische vragen en gewenste antwoorden.
Dat betekent: jouw klanten worden geholpen op een manier die past bij jouw bedrijf. Vriendelijk, geduldig, professioneel. Of juist vlot en no-nonsense. Ook voor veelgestelde vragen zoals openingstijden, levertijden of werkwijze is dat ideaal. MIKE365 beantwoordt ze direct en correct – net zoals jij dat zou doen.
8. Gebruik technologie als je rechterhand
Klantinteractie verbeteren klinkt als iets dat veel tijd kost. Maar met slimme tools kun je juist tijd wínnen én de kwaliteit verhogen. Denk aan het automatisch doorschakelen bij geen gehoor, gespreksverslagen per mail en overzichtelijke terugbelverzoeken.
MIKE365 werkt op basis van AI, maar voelt menselijk aan. Het is geen robot die met horten en stoten iets opdreunt, maar een AI-stem die zacht, vloeiend en empathisch klinkt. Daardoor merkt de klant nauwelijks dat hij of zij niet met een ‘echte’ medewerker spreekt. En voor jou betekent het: geen gemiste oproepen meer en betere opvolging.
Bonus: voorkom veelgemaakte fouten in telefoongesprekken
Geen naam noemen
Als je iemand aan de lijn krijgt, is het een kleine moeite om even een naam te vragen of gebruiken. “Goedemiddag mevrouw De Vries, waarmee kan ik u helpen?” Het klinkt persoonlijker en laat zien dat je aandacht hebt.
In de rede vallen
Wees geduldig. Onderbreken komt ongeduldig of zelfs onbeleefd over. Laat de klant eerst vertellen en geef pas daarna advies of antwoord.
Vergeten terug te bellen
Als je beloofd hebt terug te bellen, doe dit dan op tijd. Beter nog: laat MIKE365 het terugbelverzoek noteren en ontvang automatisch een herinnering. Zo houd je klanten tevreden en voorkom je dat er iemand ‘tussen wal en schip’ valt.
Laat jouw telefoongesprekken voor je werken
Ieder telefoongesprek is een kans om jouw service te laten stralen. Met duidelijke communicatie, oprechte aandacht en slimme bereikbaarheid geef je elke klant een positieve ervaring. Dat hoeft niet ingewikkeld te zijn: met de juiste tips en tools – zoals MIKE365 – maak je van elk telefoontje een krachtig contactmoment.
Wil jij nooit meer een gemiste oproep en altijd professioneel bereikbaar zijn?
Probeer MIKE365 gratis, 7 dagen op proef – en ervaar het verschil in klantinteractie vanaf de eerste minuut.
