Even snel een naam noteren, een telefoonnummer opschrijven op een Post-it of een terugbelverzoek in je hoofd proberen te onthouden. Herkenbaar? Veel ondernemers houden klantgesprekken op die manier bij. Maar hoe overzichtelijk is dat eigenlijk? En hoeveel informatie blijft er onbedoeld liggen? Gelukkig kan het ook anders. Met automatische gespreksverslagen van MIKE365 breng je structuur in je klantcontact, zonder extra werk.
Waarom losse notities niet werken
Een telefoontje tijdens een klus, in de auto of tussen afspraken door: veel ondernemers zijn altijd bereikbaar. Tenminste, dat proberen ze. En als er dan een gesprek binnenkomt, is het verleidelijk om vluchtig een aantekening te maken op wat voor manier dan ook. Een kladblok, een appje naar jezelf, een e-mail, of gewoon in je hoofd.
Op korte termijn lijkt dat handig. Maar op de langere termijn ontstaan er problemen:
- Notities raken kwijt of zijn onleesbaar
- Informatie is vaak onvolledig of rommelig
- Je vergeet wie er belde of wat er precies besproken is
- Opvolging blijft liggen of kost onnodig veel tijd
Wat misschien begint als een handig systeem, verandert al snel in fouten, verwarring en gemiste kansen. En dat is zonde, zeker als klantcontact een belangrijke rol speelt in jouw bedrijf.
Wat automatische gespreksverslagen doen
Met MIKE365 hoef je zelf niets meer te noteren. Wanneer jij een gesprek niet kunt aannemen, neemt jouw digitale AI-telefonist het over. De assistent voert het gesprek, vangt de klant vriendelijk op, stelt de juiste vragen en noteert alle belangrijke gegevens automatisch. Daar hoef jij niets voor te doen.
In elk gespreksverslag lees je direct de belangrijkste informatie terug:
- Naam van de beller
- Telefoonnummer of andere contactgegevens
- Reden van het bellen
- Eventuele vragen of opmerkingen
- Terugbelverzoek of gewenste actie
Dat verslag ontvang je direct na het gesprek per e-mail of sms, afhankelijk van wat jij het prettigst vindt. Zo kun je snel reageren of het, indien nodig, op een later moment oppakken. Zonder iets te vergeten.
Altijd compleet en leesbaar
Waar handgeschreven notities vaak vluchtig zijn en WhatsApp-berichten onoverzichtelijk, zijn automatische gespreksverslagen van MIKE365 gestructureerd. Elk verslag volgt hetzelfde duidelijke format, zodat je in één oogopslag ziet wat er besproken is. Geen geknoei met losse papiertjes of scrollen door vijf apps op zoek naar dat ene berichtje.
Stel: een klant belt buiten openingstijden met een vraag over een factuur. Dankzij het verslag weet je exact wie het was, wat de vraag was en welke factuur het betreft. Je kunt dus meteen terugbellen met het juiste antwoord, zonder dat de klant alles opnieuw hoeft uit te leggen. Dat voelt persoonlijk en professioneel.
Minder stress, meer overzicht
Voor zelfstandigen en kleine ondernemers is rust in je hoofd goud waard. Je hebt al genoeg taken aan je hoofd, en klantcontact is meestal niet het enige waar je je mee bezighoudt. MIKE365 neemt je het noteren uit handen en geeft je daar structuur en overzicht voor terug.
In plaats van jezelf af te vragen of je dat ene telefoontje hebt gemist of iets bent vergeten op te schrijven, kun je ervan op aan dat elk gesprek netjes is vastgelegd. Zeker wanneer je meerdere telefoontjes per dag krijgt, is dat een enorme opluchting.
En komt er later twijfel over een afspraak of belafspraak? Dan check je gewoon even het gespreksverslag. Alles staat er zwart op wit in.
Professioneler opvolgen
Een goede klantbeleving begint met aandacht. En hoe klein een telefoongesprek ook lijkt, het kan het verschil maken tussen een eenmalige klant en een vaste relatie. Als je bij het terugbellen kunt laten merken dat je het gesprek hebt ‘gehoord’, voelt de klant zich serieus genomen.
Met MIKE365 heb je altijd de juiste context bij de hand. Je sluit aan op wat er besproken is, stelt geen dubbele vragen en kunt direct overgaan tot actie. Dat scheelt tijd én zorgt voor meer vertrouwen bij je klant.
Bovendien is het professioneel. Geen “Hoe was ook alweer uw naam?” of “Waar ging het over?”, maar een vloeiend gesprek alsof je er de eerste keer gewoon bij was.
Van chaos naar structuur
We zijn eerlijk: klantcontact wordt zelden beter van losse briefjes, vage notities of geheugensteuntjes. Wat het wél nodig heeft, is een duidelijk systeem dat je ondersteunt zonder dat het ingewikkeld is.
MIKE365 is zo’n systeem. Het combineert slimme AI-technologie met een menselijke stem en vaste formats. Je hoeft niets te installeren of in te stellen, alles wordt bij de intake afgestemd op jouw bedrijf. Denk aan:
- Je tone-of-voice
- Veelgestelde vragen
- Welke informatie je nodig hebt
Zo werkt jouw telefonist precies zoals jij dat wilt, alleen dan 24/7 en zonder pauzes.
Wat kost het om meer overzicht te hebben?
Voor veel ondernemers weegt het risico van gemiste informatie zwaarder dan de kosten van een professionele oplossing. Toch denken veel mensen bij een antwoordservice aan dure callcenters of ingewikkelde systemen. Dat hoeft niet. MIKE365 is speciaal ontworpen voor zelfstandigen en kleinere bedrijven.
Je sluit eenvoudig een abonnement af dat maandelijks opzegbaar is. Geen gedoe met installaties, geen dure investeringen. Alleen een doordachte oplossing die jouw bereikbaarheid en klantcommunicatie verbetert.
Van gemiste kansen naar opgevolgde kansen
Klanten waarderen bereikbaarheid en duidelijkheid. Als jij altijd terug kunt grijpen op een volledig gespreksverslag, ben je sneller, concreter en persoonlijker. Dat merk je niet alleen in het vertrouwen van je klanten, maar ook in je omzet. Want elke goed opgevolgde vraag of afspraak is een kans om waarde te leveren. En dus om te groeien.
Samengevat: dit levert het je op
- Geen losse notities, wel duidelijke verslagen
- Altijd overzicht over wat er is besproken
- Minder stress en meer rust in je hoofd
- Een professionele uitstraling naar klanten
- Hogere opvolgsnelheid en klanttevredenheid
Ook minder chaos en meer structuur in jouw klantcontact?
MIKE365 vervangt jouw losse briefjes en vergeten telefoontjes door automatische, professionele gespreksverslagen. Zo hoef jij niets meer te onthouden, ben je altijd op de hoogte en geef je je klant het gevoel dat alles wordt opgevolgd.
Nooit meer een gemiste oproep? Start vandaag nog.